Het aanmaken van een live chat knop voor je website is vrij simpel, maar er zijn wel een aantal dingen die je moet weten. Zo is het volgende vereist:
- Een werkend Alterdesk account (als je actief bent bij een van onze whitelabel partners zul je in stap 1 hieronder een andere URL moeten volgen. Vraag deze URL aan bij je contactpersoon bij Alterdesk);
- Er moet minstens één gedeeld account gekoppeld zijn aan je account;
- Het account waar vanuit de knop wordt aangemaakt moet toegang hebben tot de bedrijfsinstellingen (i.e. adminrechten hebben).
Als je dit op orde hebt, kun je starten met het aanmaken van je knop! Bij deze een stappenplan:
- Ga naar https://webchat.alterdesk.com en klik op de groene knop.
- Log op de volgende pagina in met je Alterdesk account.
- Klik op het plusje rechts op je scherm. We gaan de tabs stuk voor stuk doorlopen, te beginnen bij ‘Algemeen’.
- Vul bij ‘Naam’ een naam in voor de knop waardoor je hem gemakkelijk van eventuele andere knoppen kunt onderscheiden. Dit is puur voor je eigen overzicht – je website-bezoekers krijgen deze naam niet te zien.
- Vul bij ‘Titel’ een naam in die je websitebezoekers wel te zien krijgen – dit zal getoond worden in de gekleurde bovenbalk van het live chat scherm.
- Vul bij ‘Domein’ de URL in van de website waarop je de knop wilt plaatsen (inclusief HTTP(S)). Let op: voor subdomeinen (faq.alterdesk.com is bijvoorbeeld een subdomein van alterdesk.com) moet je aparte live chat knoppen aanmaken!
- Onder ‘Gedeelde Gebruiker’ kun je het gedeelde account selecteren dat je aan de knop wilt koppelen. Vanuit dit account zal er gecommuniceerd kunnen worden met je website-bezoekers. Als er meerdere gedeelde accounts gekoppeld zijn aan je account, krijg je middels een dropdown-menu de optie om het gewenste account te kiezen.
- Vervolgens krijg je de optie om iedere websitebezoeker naast een voornaam en achternaam ook om een e-mailadres te vragen. Als je dit doet, zal de bezoeker ook de optie krijgen om een account aan te maken op het platform. Zodoende zal hij/zij ook chats kunnen teruglezen en/of heractiveren.
- Vervolgens kun je aanvinken of je alleen om een voornaam wilt vragen (in plaats van om een voor- en achternaam).
- Er kunnen ook automatisch bepaalde gebruikers toegevoegd worden aan een live chat groepsconversatie zodra deze gemaakt wordt.
- Onder ‘Sluit live chat na inactiviteit’ kun je het aantal minuten aangeven waarna een inactieve chat automatisch gesloten wordt.
- Je kunt ook de aangemaakte groepsconversatie na een vaste periode van inactiviteit sluiten.
- Als je automatisch ‘lifespan’ / ‘levensduur’ toevoegt aan alle berichten, worden deze automatisch na deze door jou vastgestelde periode verwijderd. Dit kan handig zijn wanneer je ervoor wilt zorgen dat je niet onnodig data bewaart.
- Je kunt de live chat ook automatisch laten openen na X aantal seconden. Dit kan handig zijn om de aandacht van je websitebezoeker erheen te leiden.
- Naast het volledig openen van de live chat na X seconden kun je ook kiezen voor een ‘subtielere’ pop-up. Er komt dan een ‘pop-up bericht’ uit het ronde live chat knopje, wat de aandacht van je bezoeker kan trekken. Let op: je kiest voor een van beide pop-up opties – of de volledige live chat, of een pop up berichtje.
- Geef onder ‘Upload limiet’ aan hoeveel MB aan bijlagen een websitebezoeker via de live chat kan verzenden (per bericht).
- Recaptcha staat standaard aan om spam te voorkomen. De key en secret velden kun je negeren.
- Voor tijdens het verbinden van de live chat kun je kiezen voor een roterende spinner of voortgangsbalken. We raden de voortgangsbalken aan, zodat het wachten minder lang voelt voor de gebruiker.
- Ga naar de tweede tab: ‘Vragen’ (je hoeft niet al op opslaan te klikken – dit kan nadat je alle tabs doorlopen hebt).
- Hier kun je per beschikbare taal (Engels, Nederlands, Duits en Spaans) de tekst van de automatisch gestelde vragen naar wens aanpassen zodat het past bij de tone of voice van jouw bedrijf. Als je niets aanpast, blijven de default teksten actief. De artificiële vertraging staat standaard aan, zodat de berichten niet instant verzonden worden. Je kunt deze desgewenst uitvinken.
- Ga naar de derde tab: ‘Planning’.
- Hier kun je aangeven wanneer je webcare-team beschikbaar is via de live chat. Op tijden dat je niet ‘beschikbaar’ bent, wordt de live chat knop ook niet op je website getoond. ‘Planning aanzetten’ staat standaard aangevinkt.
- Onder ‘Status overschrijving’ kun je aanvinken dat je online of offline bent – zelfs als je volgens je planning dan bijvoorbeeld offline bent, zul je als online getoond kunnen worden op de live chat totdat je dit weer uitvinkt. (Mocht je de knop altijd online willen tonen, zet dan ‘schedule’ aan en zet de status override aan en op ‘online’.)
- Onder ‘Planning items’ kun je de dagen en tijden aangeven dat je de live chat beschikbaar wilt maken. Geef ook de tijdzone aan via de dropdown rechts op de pagina.
- Als je op bepaalde data altijd offline bent (denk aan feestdagen), kun je deze toevoegen onder ‘Uitgesloten datums’.
- Ga naar de vierde tab: ‘Thema’.
- Hier kun je de kleuren van de live chat instellen – zowel van het kleine ronde icoontje dat website-bezoekers aanvankelijk zien als van de chat widget. Tip: kies voor het ronde icoontje een ietwat afwijkende kleur t.o.v. de rest van je website, zodat het goed opvalt.
- Klik op opslaan. De knop is nu aangemaakt.
- Indien je je knop wilt bewerken, uitzetten of verwijderen kun je dat nu doen via je knoppen-overzicht – naast ieder domein staat nu een editknop, een knop om de webchat-knop mee aan of uit te zetten en een knop om hem mee te verwijderen.
- Als je via het overzicht van je knoppen nu op het icoontje voor het editten van je knop klikt, krijg je bovenin de ‘Algemeen’ tab enkele extra opties te zien: het instellen van een avatar en het instellen van een groepschat voor offline berichten. De avatar wordt getoond als icoon voor naast de berichten die door de live chat verzonden worden. De groepschat voor offline berichten kun je selecteren uit de voor jou beschikbare groepsconversaties. Hierin zullen eventuele berichten geplaatst worden die achtergelaten worden wanneer je offline bent.
- Klaar om de knop te plaatsen? Ga naar de vijfde tab: ‘Embed’.
- Kopieer het script in de taal van je website en plak die in de broncode van je website. Tip: voor CMSen zoals WordPress kun je hem ook in een sidebar widget plakken.
- Ververs je website – als het goed is staat je knop nu live!